Einträge mit dem Schlagwort E-Mails und Informationsüberflutung

Meine Grundsätze für die Beantwortung von E-Mails

Jan12
2011 Kommentieren

Geschrieben von Martin Geiger

Gegenwärtig erhalte ich weit über 100 E-Mails pro Tag.

Es ist es mir schlicht unmöglich, alle unmittelbar zu beantworten, ohne meine Arbeit als Effizientertainer aufzugeben. Dazu wiederum bin ich im Augenblick einfach noch nicht bereit.

Daher bearbeite ich aus Gründen der Effizienz meine E-Mails ab sofort nur noch einmal täglich nach 15 Uhr.

Hierbei gehe ich nach folgendem Ablaufschema vor.

Sollte ihr Anliegen nicht bis dahin warten können, rufen Sie bitte mein Büro an unter: +49 / (0)7841 / 68 28 – 60.

Bitte haben Sie Verständnis, dass ich E-Mails mit geringer Priorität aufgrund der zeitlichen Einschränkungen nicht beantworten kann.

Möglicherweise gelte ich damit in Ihren Augen als schlechter Kommunikator.

Aber nur so ist es mir möglich, die gewonnene Zeit dafür zu nutzen, mich meinen wichigsten Aufgaben zu widmen, um selbstbestimmte Ziele schneller zu erreichen.

Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Geduld und Ihr Verständnis für diese Maßnahme, die mir produktiveres Arbeiten, größere Leistungsfähigkeit und ein angenehmeres Leben ermöglicht.

Martin Geiger

Effizientertainer ®

Geposted in Allgemein - Schlagwörter autoresponder, e-mail, Persönlich, Zeitführung

Der Tag, an dem ich begann, Social Media zu entrümpeln

Jan11
2011 Kommentieren

Geschrieben von Martin Geiger

Jetzt ist endgültig Schluß!

So kann mein Online-Leben nicht weitergehen!

Ab heute wird alles anders!

Doch der Reihe nach:

Gehen wir zunächst einmal gemeinsam zurück – entlang der chronologischen Timeline des Business-Netzwerkes XING – und werfen einen Blick auf die gesammelten persönlichen Nachrichten, die sich im Lauf der letzten Jahre in meinem dortigen Postfach angesammelt haben:

16.04.2004: „Ich finde ihr Profil interessant. Darf ich Sie zu meinen Kontakten hinzufügen?“ 14.09.2005: „Hallo Herr Geiger! Ich würde Sie gerne zu meinen Kontakten hinzufügen. Lassen Sie uns mal über … sprechen.“ 22.02.2006: „Hallo Herr Geiger! Ihr Profil klingt spannend. Wir sollten uns vernetzen!“ 07.03.2007: „Guten Tag Herr Geiger! Ich habe Sie auf Ihrem Vortrag in … erlebt und war begeistert. Deshalb würde ich mich gerne mit Ihnen vernetzen. Vielleicht ergibt sich ja mal die Möglichkeit zu einer Kooperation.“

So oder ähnlich lauten die Texte von E-Mails, die ich seit nunmehr fast sieben (!) Jahren über das Business-Portal XING mit dem Zweck erhalte, eine Kontaktanfrage einzuleiten.

Und allesamt habe ich sie in der Euphorie bestätigt, hieraus werde sich früher oder später eine wertvolle Verbindung entwickeln. Doch passiert ist in mehr als 80 % der Fälle … nichts.

Zwischenbilanz an diesem 3. Januar des Jahres 2011: Ein „Freundeskreises“ von 517 Personen, die mir zum Großteil gänzlich unbekannt sind und ihren Worten leider keine Taten folgen liesen.

Und so stellte die Jahreswende für mich nun also auch den idealen Zeitpunkt dar, endlich einmal auszumisten.

Schritt 1: Wir beginnen mit einer verbindlichen Statusmeldung

„So, jetzt mache ich mich an den Neujahrsputz! Auf wiedersehen, wen auch immer es treffen wird!!!“

Schritt 2: Wir durchforsten unsere Kontakte

Folgende Kriterien habe ich für meine Löschung zugrunde gelegt:

a) Kein Foto – nutzt die Plattform wahrscheinlich selten bis nie (und befriedigt meine natürliche Neugier nicht)

b) Kontakt seit mehreren Jahren ohne irgendeine Kommunikation - wozu das Ganze dann?

c) zu wenige andere Kontakte – (Begründung siehe a)

d) zu viele andere Kontakte - sieht als oberstes Ziel des Netzwerkens eher das Sammeln von Kontakten als deren Pflege an

e) regelmässige Einladungen zu für mich irrelevanten Events – hat einen enorm hohen Nerv-Faktor (mein persönliches Highlight war die Einladung zu einem Frauenstammtisch nach HH)

f) keine Kontaktdaten freigegeben – auch ein Highlight ineffizienter Vernetzung

Schritt 3: Wir löschen die als irrelevant identifizierten Kontake

Dies habe ich der Fairness halber immer mit einer persönlichen Nachricht begründet.

Wortlaut:

Hallo Herr …!

Bei mittlerweile mehr als 500 Kontakten wird es zunehmend schwieriger, diese sinnvoll zu pflegen.

Da es mir bei XING um Qualität vor Quantität geht, betrachte ich bei meinen geschäftlichen Kontakten hin und wieder, ob ein für beide Seiten gewinnbringender Austausch zu Grunde liegt.

Leider war dies bei uns beiden in der Vergangenheit nicht der Fall.

Daher habe ich den Kontakt nun gelöscht. Dies hat nichts mit der Wertschätzung Ihrer Person zu tun.

Wenn Sie auch weiterhin an einem direkten Kontakt interessiert sind, darf ich Sie bitten, zu diesem Zweck in Zukunft meine Facebook-Fanpage zu nutzen: http://www.fb.com/effizientertainer/

Danke für Ihr Verständnis zu diesem Schritt, der mir eine effektivere Netzwerkpflege ermöglicht!

Grüße sendet Ihnen

Martin Geiger

Einziger Wermutstropfen: Ich darf ich pro Tag nur 20 Nachrichten an Personen senden, mit denen ich nicht in direktem Kontakt stehe. Das verzögert meine Aufräumaktion natürlich geringfügig.

Und noch eine Lektion, die ich für den künftigen Umgang mit XING gelernt habe: In Zukunft werde ich mir zu jedem Kontakt eine kurze Notiz anfertigen, wie der Kontakt zustande kam. So vermeide ich es, den ein oder anderen wertvollen Kontakt unabsichtlich vor den Kopf zu stossen, weil mich mein lückenhaftes Gedächtnis im Stich lässt.

Aber davon abgesehen fühlt es sich bisher wunderbar an. Mal sehen, wie die Reaktionen ausfallen. Aber wer mir nun auf diesen Schritt hin schreibt, obwohl er dies vorher sechs Jahre lang nicht getan hat: Mhhh …?

Man kann es ohnehin nicht jedem Recht machen. Und das Leben ist zu kurz, um seine Zeit zu verschwenden. Und Menschen, die Ihren Worten keine Taten folgen lassen, sind Zeitverschwendung. Ich kann Sie mir einfach nicht leisten.

Geposted in Social Media, XING - Schlagwörter Ausmisten, Empfehlungen, Kontakte, Zeitführung

Hilfreiche Tipps, um das Postfach sauber zu halten

Okt10
2010 Kommentieren

Geschrieben von Martin Geiger

Viel Zeit geht mit dem Löschen unerwünschter E-Mails verloren. Dabei gibt es ein paar einfache Tricks, das eigene Postfach sauber zu halten.

Überlegte Herausgabe der E-Mail-Adresse
Sie sollten sich sehr gut überlegen, ob und wem Sie Ihre E-Mail Adresse geben. Generell gilt: seriöse Unternehmen sind unbedenklich. Wenn der Anbieter jedoch dubios erscheint oder die Adresse auf Webseiten veröffentlicht wird, ist die Gefahr groß, auf Spamverteilern zu landen.

Seriöse Anbieter um Löschung bitten
Wenn sie von seriösen Unternehmen E-Mails erhalten, zu denen Sie kein Einverständnis gegeben haben, löschen Sie sich einfach aus dem Verteiler. Sowohl B2B wie auch B2C sind unaufgefordert zugesandte E-Mails untersagt. Wenn es keinen Abbestell-Knopf gibt, antworten Sie auf die Mail mit dem Betreff “Adresse xyz@xyz.de bitte aus dem Verteiler streichen”. Der Versender ist verpflichtet, darauf zu reagieren. Tut er das nicht, riskiert er eine kostenbewehrte Unterlassungserklärung.

Unseriöse Anbieter blockieren
Bei Unternehmen, die vorsätzlich Massen-E-Mails an Spamverteiler senden, hilft die sanfte Tour nicht weiter. Diese Mails können Sie nur mit einem guten Spamfilter herausfiltern. Je mehr Menschen diese Mails als Spam melden, desto effektiver werden diese Mails auch von Providern und Spamfiltern geblockt.

Vorsicht bei Gewinnspielen & Umfragen
Zu den Tricks von Spammern E-Mail-Adressen zu sammeln zählen Gewinnspiele, Kettenbriefe und Umfragen. Sie sollten daher Gewinnspielen und Umfragen nur teilnehmen, wenn der Veranstalter seriös und eine Weitergabe Ihrer Daten ausgeschlossen ist.

Zweite Mail Adresse anlegen
Geben Sie nie Ihre E-Mail Adresse in Newsgroups, Chat Foren oder in Mailinglisten an, deren Einträge im Web publiziert werden. Spammer suchen gezielt auf Webseiten nach Adressen. Nutzen Sie die kostenlosen Freemailanbieter und legen Sie sich eine zweite Adresse zu.

E-Mail-Adresse mit xyz wählen
Verwenden Sie wenn möglich keine typische Kombinationen (ameier@domain.de, otto.wagner@domain.de), legen Sie eine nicht zu kurze Adresse an (ab@domain.de, susi@domain.de) und nützen Sie das Ende des Alphabets (zebra@domain.de, xyandreas@domain.de). Der Grund: Spamlisten werden oft alphabetisch abgearbeitet.

Benutzen Sie Wegwerf-Mailadressen
Wenn Ihnen eine Webseite allzu dubios erscheint, Sie aber unbedingt eine E-Mail-Adresse angeben müssen, erhalten Sie bei Anbietern wie spamgourmet.com Adressen, die nur eine beschränkte Haltbarkeit haben.

E-Mail auf Webseiten codieren
E-Mail Adressen auf Webseiten sollten nicht im Textformat angegeben werden, da Spammer mit sogenannten Harvester (Suchrobotern) das Internet nach E-Mail Adressen (…@…) durchforschen. Wenn Sie Ihre E-Mail Adresse auf Ihrer Homepage angeben wollen, speichern Sie diese als Bild (gif).

Nie Antworten
Antworten Sie nie auf eine unverlangte Werbe-E-Mail und leiten Sie diese auch nicht weiter. Durch das Antworten wird die Adresse, als genutzte Adresse bestätigt und dann geht es mit der Spamflut erst richtig los. Eine Falle sind harmlos aussehende Kettenbriefe, mit denen leicht Mail Adressen gesammelt werden können. Generell gilt: Öffnen bzw. beantworten Sie möglichst keine E-Mails von unbekannten Absendern.

Automatische Abwesenheitsmitteilungen deaktivieren
Auch automatische Abwesenheitsmitteilungen bestätigen dem Spammer, dass diese Adresse stimmt. Deshalb sollten automatische Mitteilungen deaktiviert werden.

Nachladbare E-Mail-Inhalte unterdrücken
Manche Spammer bauen Web-Bugs und andere nachladbare Inhalte in ihre Spam-Mails ein und können so nachvollziehen ob die gesendete Spam-Mail geöffnet und damit die E-Mail-Adresse bestätigt wurde. Um dies zu verhindern sollte der E-Mail-Clients so eingestellt sein, dass keine externen Inhalte automatisch nachgeladen werden. Um Viren keine Chance zu geben, sollte außerdem die Vorschau-Funktion von E-Mails deaktiviert sein.

Nie Links / Handlungen in Spams befolgen
Gehen Sie nie auf einen Link in einer Junkmail bzw. führen Sie nicht die dort beworbenen Handlungen durch. Auch nicht, wenn es darum geht Ihre Adresse aus dem Verteiler zu löschen. Meist ist dieses angebliche Abmelden eine Falle.

Arbeiten Sie mit Filtern
Nutzen Sie die Spamfilter-Funktionen Ihres Freemailers, Providers oder Unternehmens. Zusätzlich nutzen Sie noch einen zweiten, selbstlernenden Filter in Ihrem eigenen E-Mail-Programm. Dieser kann auf ihre persönlichen Wünsche hin trainiert werden und Sie können jederzeit schnell nachsehen, ob etwas falsch klassifiziert wurde.

Quelle: T. Schwarz